banner54

ŞİRKETLERDE ARŞİV VE DOSYALAMA
    Şirketlerin risklerden korunması ve uzun ömürlü olması için bilgi birikimine, ileride şirketi risklerden koruyacak bilgi ve belgelerin iyi saklanmasına ihtiyaç vardır. Yani şirketlerde iyi bir bilgi ve belge yönetim sisteminin (BYS) oluşturulması gerekir. Bilgi ve belge yönetim sisteminin (BYS) kurulması ve işlemesi için iyi bir arşiv, depolama ve dosyalamaya ihtiyaç vardır. Sadece saklanması değil, günü birlik kullanımda bile bir bilgi veya belgeye kolayca ulaşılması ve varlığından haberdar olunması şirketin her zaman menfaatinedir. Birkaç yıl çalışan ve zamanla çalışan kadrolarının değişmesi bilgi ve belgelerin kaybolmasına, çalınmasına, bulunamamasına yol açmaktadır. Yıllarca çalışan kişi bilgi ve belgeleri götürebileceği gibi, karışık bir dosyalama sonucu o bilgi veya dosyaya ulaşılması da imkansız hale gelmektedir. Uygulamada KOBİ’lerde, bilgi ve belgeler çalışanın bilgisi dahilinde olmakta, bu kişi ayrılınca da o belge ve bilgiye ulaşılamamaktadır. Şirket yeni elemanla, yeniden o bilgi ve belgeleri edinmek için maliyet yüklenmektedir. Bazen bu belge ve bilgi bir çok cezai riski ortadan kaldıracak nitelikte olup, ulaşılamadığı takdirde şirket birçok cezaya muhatap kalmaktadır. Uygulamada bir ödeme makbuzu, bir banka dekontu, bir bildirge, bir sözleşme, bir taahhütname, bir dilekçe ve bildirim, bir beyanname ve hatta bir evrak numarası şirketi bir çok ceza ve yükümlülükten kurtarabilmektedir. Peki bu dosyalama ve saklama nasıl olmalı? Hangi ortamda saklanmalı? Dijital ortamda mı? Klasik evrak ortamında mı ? Nasıl bir dosya numarası ve tasnifi  yapılmalı ? Tüm bu sorular işin, bilgilerin ve belgelerin durumuna, işletmenin alt yapısına ve işletmedeki ilgili kişilerin durumuna göre değişmektedir. Öncelikle, mali defterlere kaydı gereken tüm  belgelerin ilgili yıl muhasebe dosyalarında tarih sırasına göre dosyalanması gerekir. Yerinden evrak çıkarılmaması, verilecekse fotokopisi verilmeli, aslını vermek gerekiyorsa da kime, niçin verildiğini belirten imzalı bir belge alınıp o sıraya iliştirilmelidir. Hatta bir fotokopisi de orada saklanmalıdır. Muhasebeyi ilgilendiren, tahsilat ve ödeme makbuzları, çek koçanları, beyan ve bildirgeler, alış satış belgeleri, bordrolar ve o yılı ilgilendiren sözleşmeler ve benzeri her şey o yıl muhasebe dosyalarında saklanmalıdır. Tabidir ki; VUK ve TTK gereği 5-10 yıl düzenli, sağlıklı ve sıhhi bir ortamda, bunların saklanması gerekir. Muhasebe dışındaki yazışma evraklarının, bir deftere her yıl 1 numaradan başlamak üzere, kayıt sıra numarası verilerek kayda geçirilmesi ve mümkün ise saklandığı dosya adı belirtilerek kayıtlanması gerekir. Dışarıdan şirkete gelen yazı ve fakslar gelen defterine, şirketin yazdığı yazılar giden defterine kaydedilmelidir. Yazılan yazılar 2 nüsha yazılmalı, bir örneğine kayıt numarası verilerek dosyada saklanmalıdır. İstenirse bilgisayar ortamında da ayrıca saklanabilir. Şirket içi ve şirket dışı tüm yazışmalar bir zimmet defteri ile imza karşılığı teslim edilmelidir. Şirketlerin bilgi güvenliği ve elektronik ortamda saklanması ve erişimin belli bir standartta olması için her şirkete bir server kurularak, tüm bilgilerin bir bilgisayarda kayıtlanması ve yedeklenmesi en doğru saklama şeklidir. Bilgisayarlar sayesinde bilgiye erişim çok kolay hale gelmiş olsa da; düzenli bir dijital dosyalama yapılmaz ise işler daha da zorlaşabilir. Ama tek makine de iyi bir dosyalama şekli ile bu karışıklık giderilebilir. Dosya, disket, cd, hard disk vb.lerinin ısı, nem, güneş ve tozdan korunması ve kapalı yerlerde saklanması için tedbir alınması gerekir. Hatta tümünün kilit altında saklanması gerekir. Dosyalar klasörlere konulmalı, klasörlerin arkasına hangi klasör olduğu yazılmalı, içinde bulunan iç dosyaların ilk ve son numaraları yazılmalı, numara yoksa dosya isimleri yazılmalı. Şirkette bir arşiv ve dosya sorumlusu olmalıdır. Eski dosya ve bilgilere erişim sorumlu kişinin bilgisi dahilinde yapılmalıdır. Bir evrak alındığında imza karşılığı alınıp verilmelidir. Verilen evraklar görevlisi tarafından geri dönüşü izlenmelidir. Bazen birkaç servisi ilgilendiren yazışmalar farklı birimlere verilse de, bir örneği şirketin genel arşivinde olmalıdır. Dosyaların saklanması kadar, 10 yıldan sonra biriken belge ve bilgilerin imhası da önemlidir. Belgeleri imha etmeden önce iyice elden geçirilmeli, işe yarayacak şeyler var ise içinden alınmalı, gerçekten gereği kalmamış olanlar usulüne uygun yakma, kesme makinesinden geçirme vb. şekilde imha edilebilir. Çevre İl Müdürlüklerinin kağıt toplama ekiplerine teslim gibi yöntemle de imha edilebilir. İmha edileceklerin seçilmesinde arşiv görevlisi yanında  şirketin sahiplerinden biri ve muhasebe müdüründen kurulu en az 3 kişi bu ayıklamayı yapmalıdır. Şirket gizli bilgileri deşifre olmaması için doğranarak gönderilmesi daha uygundur. Hangi evraklar gizlidir onları bu ekip bilir ve doğranarak imhasına karar verir. Mümkün ise bu 3 kişi tarafından, imha edilecek dosyaların dökümünü içeren bir imha tutanağı tutulmasında fayda vardır.  
Avatar
Adınız
Yorum Gönder
Kalan Karakter:
Yorumunuz onaylanmak üzere yöneticiye iletilmiştir.×
Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, müstehcen, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.
HABERLER